Brauche ich die Jahresabrechnung für meine Steuererklärung?

Der Grund: das Abflussprinzip

Das Einkommensteuerrecht ordnet Ausgaben dem Jahr zu, in dem das Geld tatsächlich gezahlt wurde – nicht dem Jahr, für das abgerechnet wird: „Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind" (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Ihre monatlichen Hausgeldzahlungen fließen im laufenden Jahr ab. Eine Nachzahlung oder Erstattung aus der Jahresabrechnung wird dagegen erst fällig, wenn die Eigentümerversammlung die Abrechnung beschlossen hat – also im Folgejahr oder später. Erst dann gehört sie in die Steuererklärung.

Selbstnutzer: haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (§ 35a EStG)

Das Bundesministerium der Finanzen hat die Finanzämter angewiesen, bei Wohnungseigentümern so zu verfahren (BMF-Schreiben vom 09.11.2016, Rz. 47):

• Laufende Leistungen wie Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst und Wartungen machen Sie im Jahr der Vorauszahlung geltend – Grundlage ist der Wirtschaftsplan, nicht die Jahresabrechnung.
• Einmalige Handwerkerleistungen wie Reparaturen und Sanierungen – auch aus der Erhaltungsrücklage – machen Sie erst in dem Jahr geltend, in dem die Jahresabrechnung beschlossen wurde.
• Wer es einfach halten möchte, darf sämtliche Aufwendungen eines Abrechnungsjahres in dem Jahr angeben, in dem die Abrechnung beschlossen wurde. Auch das akzeptiert die Finanzverwaltung ausdrücklich.

Vermieter: Werbungskosten

Auch bei Einkünften aus Vermietung gilt das Abflussprinzip. Das gezahlte Hausgeld ist im Jahr der Zahlung als Werbungskosten abziehbar, soweit es auf laufende Bewirtschaftungskosten entfällt. Der Anteil für die Erhaltungsrücklage wird erst dann zu Werbungskosten, wenn die Gemeinschaft das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt – die bloße Einzahlung genügt nicht (BFH, Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24). Nachzahlungen aus der Jahresabrechnung erfassen Sie im Jahr der Zahlung, Erstattungen im Jahr des Zuflusses.

Auch die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter hängt nicht von der Jahresabrechnung der Gemeinschaft ab: Sie ist innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB), auch wenn der Beschluss über die Jahresabrechnung noch aussteht (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15).

Ein Beispiel

Die Jahresabrechnung 2025 wird in der Eigentümerversammlung im September 2026 beschlossen.

• Hausgeldvorauszahlungen 2025 und die darin enthaltenen laufenden Dienstleistungen: Steuererklärung 2025.
• Dachreparatur aus 2025, in der Abrechnung 2025 enthalten: Steuererklärung 2026.
• Nachzahlung von 480 Euro aus der Abrechnung 2025, gezahlt im Oktober 2026: Steuererklärung 2026.

Für die Steuererklärung 2025 wird die Jahresabrechnung 2025 also nicht gebraucht.

Was Sie von uns erhalten

Mit jeder Jahresabrechnung erhalten Sie die Aufteilung der begünstigten Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten nach § 35a EStG. Die laufenden Vorauszahlungen ergeben sich aus dem Wirtschaftsplan. Beides genügt dem Finanzamt als Nachweis – die vollständige Jahresabrechnung müssen Sie nicht einreichen. Fragt das Finanzamt nach Belegen, stellen wir sie Ihnen gerne als PDF per E-Mail zur Verfügung.

Sie möchten Ihre Abrechnung vor der Versammlung prüfen? Dabei hilft unsere Checkliste zur Jahresabrechnung.

Dieser Beitrag gibt die Rechtslage nach Gesetz, Verwaltungsanweisung und Rechtsprechung wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.